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smartWorkflow

Volle Flexibilität in Genehmigungs-Workflows - mit präventivem SoD-Check vor Vergabe des Zugangs.

smartWorkflow bietet volle Flexibilität bei der Konfiguration von Workflows in Berechtigungsmanagement-Prozessen. Die eingebaute SoD-Risiko-Datenbank ermöglicht proaktive "Was-wäre-wenn"-Analysen während der Genehmigung von Autorisierungsanträgen. Das System weist Berechtigungen automatisch zu und verwendet einen intuitiven Workflow zur Prozessverfolgung, mit E-Mail-Benachrichtigungen an alle Teilnehmer.

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auto_awesomeUnsere KI-Vision (in Entwicklung)

KI-Agenten in smartWorkflow

2 Agenten erledigen die Routinearbeit in diesem Modul und eskalieren nur, was einen Menschen braucht. Jeder Agent hat seinen eigenen Autonomie-Regler - Ihr Governance Officer entscheidet, wie viel der Agent erledigt und wo der Mensch in der Schleife bleibt.

shield_lock

Ihr Governance Officer hält den Regler in der Hand

Pro Agent, pro Umgebung, pro Risikostufe - Autonomie strenger oder lockerer einstellen, ohne Code-Deployment oder Engineering-Tickets. Der Agent entscheidet nie über seine eigene Berechtigungsstufe. Geschäftsregeln entscheiden, und Ihr Team besitzt die Regeln.

Off
Keine KI
Suggest
KI berät
Approve
Human Gate
Auto
Regelbasiert
Agent 1 von 2 . KI-Onboarding-Assistent

KI-Onboarding-Assistent

Der Agent empfiehlt ein komplettes Rollenpaket für einen neuen Mitarbeiter basierend auf erfolgreichen Peer-Profilen. Tag-1-Produktivität statt zwei Wochen Berechtigungstickets.

tuneKI-Autonomiestufe
Off
Suggest
Approve
Autonomous
Neueinstellung - Rollenempfehlung
smartWorkflow
New hire
K. Mazur
Position
Junior FI Accountant
Department
Finance . Warsaw
Start date
01 Jun 2026
auto_awesome AI ROLE PACKAGE Basierend auf 18 Peer-Profilen in Finanzen / Warschau
SAP_FI_END_USER
17/18 peers have this . core FI display + posting
94%
Z_FI_REPORT_VIEWER
16/18 peers . local FI reporting
89%
SAP_GENERAL_USER
18/18 peers . MM display, calendar, communication
100%
SAP_FI_APPROVE
4/18 peers - only senior accountants. Skip for junior.
22%

Illustrativer Mockup aus dem smartWorkflow Neueinstellungs-Flow. Jede vorgeschlagene Rolle zeigt Match-Rate mit Peer-Profilen; Benutzer können akzeptieren oder reduzieren.

Was Sie sehen
  • looks_oneNeueinsteller-Kontext: Position, Abteilung, Standort.
  • looks_twoKI ROLLENPAKET mit Match-Rate zu Peer-Profilen.
  • looks_3Jede vorgeschlagene Rolle zeigt: wer sie hat, warum, Ausschlüsse aus Risikogründen.
  • looks_4Approver kann akzeptieren, anpassen oder kürzen vor dem Absenden.
trending_up

Tag-1-Produktivität, weniger Follow-up-Tickets

Neue Mitarbeiter starten mit einem funktionierenden Rollenpaket am ersten Tag. Zwei Wochen 'Mir fehlt Berechtigung X'-Tickets verschwinden.

Agent 2 von 2 . KI-Workflow-Vorabgenehmigung

KI-Workflow-Vorabgenehmigung

Der Agent genehmigt Routine-Zugriffsanträge vorab und überlässt Menschen Ausnahmen und Hochrisikofälle. Manager-Workload sinkt; SLA verbessert sich.

tuneKI-Autonomiestufe
Off
Suggest
Approve
Autonomous
Access request queue - today
smartWorkflow
Today
47
AI pre-approved
31
Manager review
16
PRE-APPROVED
REQ-008341 . J. Nowak . +SAP_FI_REPORT
15/18 FI-Controller haben es . im Umfang der Position
auto_awesome AI 0.92
PRE-APPROVED
REQ-008342 . M. Wisniewska . +SAP_MM_DISPLAY
Read-only . standard for Buyer role
auto_awesome AI 0.97
MANAGER REVIEW
REQ-008343 . T. Kowalski . +SAP_FI_APPROVE
SoD overlap with existing SAP_FI_POSTING . manager judgment needed
escalator_warning ESCALATE
PRE-APPROVED
REQ-008344 . A. Lewicki . +Z_SD_PRICELIST_VIEW
Standardrolle für SD Vertrieb . keine Risiko-Überschneidung
auto_awesome AI 0.89

Illustrative mockup from the smartWorkflow request queue. PRE-APPROVED rows flow through automatically; ESCALATE rows route to a human reviewer.

Was Sie sehen
  • looks_oneWarteschlangenübersicht: heutiges Volumen + Aufteilung KI vs. Manager.
  • looks_twoPRE-APPROVED Zeilen enthalten Peer-Match und KI-Confidence.
  • looks_3MANAGER REVIEW Zeilen zeigen, warum sie eskaliert wurden.
  • looks_4Manager kann KI-Entscheidung in beide Richtungen überschreiben - alles protokolliert.
trending_up

Routineanfragen verdunsten

Mittlere Zeit zum Zugriff für Routineanfragen sinkt von Tagen auf Sekunden. Manager-Workload konzentriert sich auf die 30%, die wirklich Überlegung brauchen.

auto_awesomeAlle 19 KI-Agenten anzeigen

Kernfunktionen

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Konfigurierbare Flows

Beliebige Struktur: Manager → Security → Process Owner → Audit. Pro Antragstyp, pro System, pro Risiko.

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"Was-wäre-wenn"-SoD-Analyse

Vor der Genehmigung: Das System zeigt, ob die Vergabe dieser Rolle einen neuen SoD-Konflikt erzeugt. Bewusste Entscheidung.

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Automatisches Provisioning

Nach Genehmigung - Berechtigungen gehen ohne manuelle Klicks des Admins ans SAP-/Zielsystem.

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E-Mail-Benachrichtigungen

Jeder Teilnehmer erhält eine Benachrichtigung mit Action-Link. Eskalation bei keiner Antwort innerhalb von X Tagen.

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Vollständiger Audit-Trail

Wer hat angefragt, wer genehmigt, welche SoD-Risiken vorhanden waren, welche Kontrollen angewendet wurden. Audit-Material.

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Self-Service für Benutzer

Mitarbeiter stellen Anträge über ein intuitives Portal - keine Helpdesk-E-Mails.

Typische Anwendungsfälle

FAQ

Häufige Fragen zu smartWorkflow

Welche Workflows automatisiert smartWorkflow? expand_more

smartWorkflow automatisiert den Lebenszyklus aus Antrag → Genehmigung → Bereitstellung → Überprüfung für SAP-Zugriffe. Wichtige Workflows standardmäßig enthalten: Zugriffsantrag (Rollenzuweisung), Firefighter-Antrag (Notfallzugriff), Rollenänderung (Anpassung einer Rollendefinition), periodische Überprüfungskampagne (Rezertifizierung), De-Provisioning (Leaver-Workflow). Alle Workflows umfassen Vier-Augen-Prinzip, Prüfpfad und SLA-Tracking.

Unterstützt smartWorkflow automatisches Provisioning? expand_more

Ja. Nach erfolgter Genehmigung kann smartWorkflow die Rollenzuweisung in SAP automatisch bereitstellen (über SU01, PFCG oder BAPI/RFC). Vor der Bereitstellung wird eine Was-wäre-wenn-Analyse durchgeführt: Sie zeigt die resultierenden effektiven Berechtigungen, SoD-Auswirkungen und Alarme bei SoD-Konflikten. Würde ein Konflikt entstehen, blockiert oder eskaliert der Workflow gemäß der konfigurierten Richtlinie.

Wie integriert sich smartWorkflow in unser bestehendes Ticketing (ServiceNow, Jira)? expand_more

smartWorkflow integriert sich bidirektional mit ServiceNow, Jira Service Management und den meisten ITSM-Tools über REST-API. Muster: Ein im ITSM erstelltes Ticket löst die Genehmigung in smartWorkflow aus; smartWorkflow aktualisiert das Ticket mit der Genehmigungsentscheidung und dem Bereitstellungsstatus. So bleibt das gewohnte Ticket-Erlebnis im bestehenden ITSM, während die Zugriffs-Governance in smartGRC abläuft.

Welche Genehmigungs-Workflows werden unterstützt? expand_more

smartWorkflow unterstützt Einzelgenehmigung, Doppelfreigabe (Vier-Augen-Prinzip), Drei-Parteien-Freigabe und bedingte Eskalation basierend auf der Risikoklasse. Jede Rolle kann eine eigene Workflow-Definition haben - z. B. erhalten Niedrigrisiko-Rollen Einzelgenehmigung, Firefighter-Zugriffe Doppelfreigabe, SOX-relevante Rollen Drei-Parteien-Freigabe. Genehmigungen sind mobilfreundlich (E-Mail mit anklickbaren Genehmigungslinks).

Kann smartWorkflow Joiner-/Mover-/Leaver-Workflows abbilden? expand_more

Ja. Der Leaver-Workflow ist für die Audit-Konformität entscheidend: Sobald HR den Austritt eines Mitarbeiters meldet, löst smartWorkflow innerhalb des konfigurierten SLA das automatische De-Provisioning aller SAP-Rollen aus (typischerweise taggleich bei SOX-relevanten Rollen). Der Joiner-Workflow weist auf Basis von Abteilung/Stellenschlüssel aus dem HR-System das „Starter-Paket" an Rollen zu. Der Mover-Workflow berechnet die Berechtigungen bei Abteilungswechseln neu.

Ist der Prüfpfad in smartWorkflow vollständig? expand_more

Ja - dies ist eine zentrale Compliance-Anforderung. Jeder Workflow-Schritt wird protokolliert: wer hat beantragt, wer genehmigt, wer bereitgestellt, was wurde bereitgestellt, wann. Der Prüfpfad ist im CSV-/XML-Format exportierbar und für Big 4-Prüfer geeignet. Die Workflow-Historie wird für den konfigurierten Zeitraum aufbewahrt (typischerweise 7 Jahre bei SOX-relevanten Daten).

Wie wird smartWorkflow lizenziert? expand_more

smartWorkflow ist im Enterprise-Plan (individuelle Preisgestaltung, vollständige Governance) enthalten. Automatisches Provisioning und Was-wäre-wenn-Simulation sind ausschließlich Enterprise-Funktionen. Der Professional-Plan beinhaltet manuelle Genehmigungs-Workflows ohne automatisches Provisioning. Siehe Preisstufen.

Kann ich smartWorkflow unverbindlich testen? expand_more

Ja: Die interaktive Demo beinhaltet die Genehmigungsoberfläche von smartWorkflow mit Beispielanträgen. Für einen kundenspezifischen Workflow-PoC auf Ihrer tatsächlichen SAP-Landschaft kontaktieren Sie uns für einen 30-tägigen Pilotbetrieb.

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